일정과 할 일의 핵심 차이점을 이해하고, 시작 시간과 마감 시간의 개념을 활용하여 업무 미루기를 방지하는 효과적인 시간 관리 전략을 알아보세요.
일정과 할 일의 명확한 구분
일정: 시작 시간이 있는 활동
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미팅, 강의, 세미나, 워크숍 - 항상 '시작 시간'이 명확하게 존재
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마감 시간은 경우에 따라 있거나 없을 수 있음
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시작은 하지만 종료 시점이 불확실한 경우도 존재 (예: 회식, 필리버스터)
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이러한 활동들은 보통 '할 일'로 분류되지 않음
할 일: 마감 시간만 있는 작업
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회의록 작성, 거래처 연락, 이메일 발송, 미팅 일정 조율 등
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대부분 시작 시간이 정해져 있지 않음
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마감 기한 전에 완료하는 것이 핵심 요소
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자율적으로 시작 시점을 결정할 수 있음
시작 시간이 있는 할 일의 특수성
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특정 시간에 반드시 시작해야 하는 할 일도 존재 (예: 정해진 시간에 광고 시작 버튼 클릭)
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이러한 작업은 일반적인 할 일보다 높은 중요도를 가짐
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캘린더에 일정으로 등록하여 누락되지 않도록 관리하는 것이 효과적
할 일을 미루는 심리적 원인
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할 일을 미루는 주된 이유: 시작 시간이 정해져 있지 않기 때문
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마감 시간만 존재할 경우, 실제 마감 직전까지 작업을 시작하지 않는 경향
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명확한 시작점이 없어 우선순위에서 밀려나는 현상 발생
할 일 미루기 방지를 위한 효과적인 전략
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명확한 시작 시각을 인위적으로 설정하기
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마감 시간만 있는 작업에 시작 시간을 부여
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우선순위에 따라 일정으로 등록하여 관리
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정해진 시작 시간에 작업을 시작하도록 자신을 훈련
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이를 통해 마감 시간 전에 할 일을 완료할 확률 향상
원문
일정과 할 일은 우리 업무 생활에서 흔히 사용하는 개념이지만, 이 둘 사이에는 명확한 차이가 있습니다. 일정은 미팅, 강의, 세미나, 워크숍처럼 항상 '시작 시간'이 있는 활동입니다. 마감 시간은 있을 때도 있고, 없을 때도 있습니다. 시작은 하지만 언제 끝날지 모르는 일들이 있기 때문입니다. 일반적으로 업무의 연장선인 회식이 그러하며, 최근 있었던 필리버스터 또한 시작 시간은 있으나 마감 시한이 없는 대표적인 일정입니다. 위와 같은 업무들을 우리는 할 일이라고 부르지 않습니다.
그렇다면, 시작 시간이 있는 할 일도 존재할 수 있지 않을까요? 그렇습니다. 시작 시간이 있는 할 일도 존재합니다. 우리 회사의 디지털 광고가 오후 2시에 시작해야 한다고 하면, 오후 2시에 직접 광고 시작 버튼을 누르는 것은 시작 시간이 있는 할 일입니다. 또는, 대표님께서 오후 1시에 거래처에서 결과가 나올 예정이니 빨리 알아보라고 한다면 1시에 해야 할 일입니다. 이런 것들은 시작 시간이 있지만 일정이라고 부를 수 없습니다. 하지만 반드시 시작해야 할 시간이 있는 할 일들은 일정처럼 높은 중요도로 설정하기 때문에, 캘린더에 일정으로 등록해 두기도 합니다. 절대 잊지 않기 위해서입니다. 따라서 시작 시간이 있는 할 일은 중요도에 따라 일정이 될 수도 있습니다.
할 일은 마감 시간이 있습니다. 회의록 작성하기, 거래처에 전화하기, 메일 보내기, 미팅 일정 잡기, 이런 할 일들은 시작 시간이 없습니다. 우리가 진행 중인 프로젝트나 업무가 밀리기 전에 그 일을 끝내기만 하면 됩니다. 회의록은 다음 회의가 도래하기 전(다른 말로 동료들이 회의록을 찾기 전)까지만 정리하면 되고, 거래처에 전화하는 것은 거래처 사람이 통화하기 편한 시간을 물어보고 그에 맞춰 전화를 걸면 됩니다. 메일 보내기는 너무 늦지만 않으면 언제든 보내도 되고, 미팅 일정 잡기는 우리가 원하는 시간에 상대방의 일정이 비어있기만 한다면 5분 전에 잡아도 됩니다. (물론 그건 매너가 아닙니다) 따라서 할 일은 시작 시간은 없고, 마감 시간이 있습니다.
그렇다면 우리가 할 일을 미루는 이유는 무엇일까요? 반드시 시작해야 할 시간이 없기 때문입니다. 시작 시간이 없고 마감 시간만 있다면 진짜 마지막의 마지막이 될 때까지 할 일을 시작하지 않아도 됩니다. 그렇기 때문에 우리의 할 일은 계속 뒷전이 되는 것입니다.
할 일을 미루지 않는 방법은 무엇일까요? 당연히 할 일에 시작 시각을 부여하는 방법입니다. 마감 시간만 있는 할 일에 언제 시작해야 할지 시작 시각을 정하고, 우선순위에 따라 일정으로 등록을 해버리면 우리는 그 시간에 반드시 할 일을 시작하고, 마감 시간 전에 할 일을 끝마칠 수 있습니다. 할 일이 미뤄지지 않게 되는 것입니다.